Microsoft Teams è più di un'applicazione di chat o conferenza. Sebbene sia spesso usato come Skype o Slack, Teams ha funzionalità che lo rendono una soluzione solida per la collaborazione tra i team, il tutto mantenendoti in contatto con i colleghi di tutto il mondo. È uno strumento particolarmente utile oggi poiché intere forze lavoro operano da casa, molte delle quali lavorano da remoto per la prima volta.
Che tu lo usi da anni o non hai familiarità con la piattaforma, Microsoft Teams può essere scoraggiante. Ci sono un sacco di strumenti e menu da esaminare e, proprio come Excel di Microsoft, la maggior parte delle persone ha solo toccato la superficie. Detto questo, ecco alcune delle nostre funzionalità preferite di Microsoft Teams in modo da poter padroneggiare la piattaforma.
Collabora sui file
Microsoft Teams offre alcuni ottimi strumenti di collaborazione, uno dei nostri preferiti è la scheda File nella barra in alto. Una volta cliccato, puoi modificare i file in tempo reale con il tuo team e tutto senza aprire applicazioni aggiuntive. Funziona con Word, Excel, Powerpoint e altre applicazioni Microsoft Office, lasciandoti la libertà di caricare, collaborare e salvare un file mentre conversi con i membri del tuo team o di altri team.
Questi file vengono tutti salvati automaticamente in modo da non perdere i tuoi progressi e ognuno è disponibile per chiunque durante la riunione.
Organizza la tua giornata con le attività
Attività lanciate di recente in sostituzione delle funzioni To Do e Planner. Combina l'utilità di entrambi in un'unica applicazione disponibile tramite desktop, web o sul tuo dispositivo mobile.
Le attività sono più di una lista di cose da fare. Utilizza un bot, il Bot delle attività, per creare attività da qualsiasi messaggio, consentendoti di gestire facilmente singole attività, elementi di azione ed elenchi di attività di gruppo dalla tua prossima riunione.
Puoi accedere alle attività tramite la scheda dell'app Teams. Per creare una nuova attività, fai clic sui tre punti a destra. Fare clic su Altre azioni e infine su Crea attività. Ciascuno di questi elenchi di attività è suddiviso in piani individuali e condivisi, consentendoti di separare le attività personali dagli elementi utilizzabili che potresti condividere con i colleghi.
Combatti la fatica dell'incontro con la modalità Insieme
Dopo l'inizio della pandemia, quando molti team sono passati a luoghi di lavoro remoti a tempo pieno, siamo stati inondati di notizie di fatica da incontrare. Questo, un nuovo concetto per la maggior parte di noi, è nato da un rapido passaggio a un luogo di lavoro senza contatto diretto con i colleghi e dal vantaggio istantaneo di riunioni online e sessioni strategiche. I lavoratori, come puoi immaginare, hanno iniziato rapidamente a mostrare segni di stanchezza nell'incontrare colleghi e colleghi solo tramite chat video.
Microsoft, nel tentativo di combatterlo, ha creato la modalità Insieme. La modalità Together, al suo interno, sembra un po' ingannevole. In realtà, però, la possibilità di proiettare il tuo avatar in una stanza con altri partecipanti alla riunione riesce a rendere queste riunioni un po' più personali. Oltre a combattere l'affaticamento delle riunioni, Microsoft afferma che questa funzione aiuta i partecipanti a seguire le conversazioni, identificare i segnali sociali e intervenire in modo più naturale e colloquiale.
Per utilizzare la modalità Insieme, fai clic sul tuo profilo e quindi scegli la scheda "Impostazioni". Seleziona "Attiva nuova esperienza di riunione", quindi avvia una chiamata con almeno cinque persone. Una volta avviata la chiamata, fai nuovamente clic sui puntini dell'albero e seleziona "Modalità insieme".
Carica uno sfondo divertente
Teams semplifica la personalizzazione dello sfondo per riunioni online e sessioni di brainstorming. Sia che tu stia cercando di nascondere quel letto sfatto dietro di te, o semplicemente di mostrare un po' di personalità nella tua prossima riunione, il caricamento di uno sfondo virtuale ti consente di saltare oltre il banale e in qualcosa di un po' più creativo.
Potrebbe essere il logo di un'azienda, o forse anche un video dal vivo come questo, in cui un uomo entra nella stanza per prendersi un tè a metà riunione.
Per aggiungere uno sfondo personalizzato, fai clic sul menu a tre punti e fai clic su "Mostra effetti di sfondo". Da lì, scegli "Aggiungi nuovo" e carica la tua immagine o il tuo video. Al termine, fai clic su "Applica" per selezionare lo sfondo personalizzato.
Interroga i tuoi colleghi con Polly
Teams ha una serie di plugin incredibilmente utili. Uno di questi si chiama Polly ed è un modo semplice e veloce per interrogare i tuoi colleghi senza interrompere l'oratore nella tua prossima riunione. Puoi programmare sondaggi per il futuro e persino inviarli in modo anonimo.
Per inviare un sondaggio, fai clic sui tre puntini sotto la finestra della chat del nuovo messaggio. Fai clic su Polly e imposta il tuo sondaggio.
Semplifica la tua esperienza di riunione con i comandi slash
I comandi slash sono semplici da usare: basta digitare una barra ("/") nella finestra della chat e troverai una serie di utili scorciatoie. Questi sono progettati per semplificarti la vita offrendo un certo livello di automazione per compiti semplici. Puoi usare i comandi slash per fare una varietà di cose, come cambiare il tuo stato, vedere tutti i tuoi messaggi non letti o persino iniziare nuove conversazioni.
Per provarlo, basta digitare una barra nella finestra del messaggio e seguire il prompt per il comando che si desidera eseguire.
Aggiungi i tuoi messaggi ai segnalibri
L'aggiunta di segnalibri ai messaggi è un ottimo modo per conservare informazioni utili memorizzate in un luogo sicuro in modo che tu possa accedervi in seguito.
Il salvataggio di questi messaggi non si limita a creare una copia da visualizzare in seguito, ma collega il tuo posto nella conversazione, rendendolo un modo prezioso per accedere a interi thread senza salvare i messaggi singolarmente. Salvare il primo messaggio in un thread, ad esempio, ti consente di iniziare a leggere lì e di scorrere verso il basso il resto dei messaggi fino a raggiungere il punto in cui sei pronto a fermarti.
Per utilizzarlo, fai clic sul menu dei tre punti accanto al messaggio e scegli "Salva questo messaggio". Puoi richiamare questi messaggi facendo clic sulla tua immagine del profilo in alto a destra nell'app Teams e scegliendo "Salvato", ma un modo più rapido è con il comando barra "/ salvato" (senza virgolette).