In un recente sondaggio, due delle tre persone a cui ho rivolto domande dalla mia finestra la scorsa settimana non avevano idea di cosa fosse Google Documenti, mentre l'altra mi ha semplicemente detto di mettermi dei pantaloni. Chiedi a qualsiasi post-Gen Xer cos'è Google Docs, tuttavia, e probabilmente otterrai una risposta diversa. Mentre Google (il motore di ricerca) ha accumulato un'incredibile popolarità - rivendicando una quota di mercato di oltre l'85% e diventando così sinonimo di ricerca di cose online che il marchio è ora più comunemente usato come verbo che come sostantivo - molti altri servizi offerti dal i giganti della tecnologia hanno molta strada da fare prima di raggiungere lo stesso livello di familiarità.
Uno di questi servizi è Google Docs, una parte della suite gratuita di Google Docs Editor e della suite premium di Google Workspace di strumenti per l'ufficio e la produttività. Se non hai familiarità con il nome Google Workspace, potresti averlo incontrato in precedenza come G Suite o anche più indietro come Google Apps. È questo flusso di rebranding indeciso che ha potenzialmente inibito l'adozione della suite online premium di Google da parte di molti, ma nel mondo ad alto numero di ottani e adrenalinico dei word processor, Google Docs sta guadagnando sempre più trazione come principale concorrente del mercato- dominare Microsoft Word.
Con più persone che adottano un approccio di lavoro da casa che mai, Google Docs si trova in una posizione privilegiata per vedere crescere la sua base di utenti. Quindi quali sono alcune delle caratteristiche distintive che mostrano la crescente popolarità di Documenti e lo evidenziano come un vero concorrente e un'app potenzialmente più adatta da considerare?
Ottengo un sacco di chilometri dai word processor, quindi ho deciso di mettere alla prova Google Docs e lasciare che gestisse alcune delle mie attività e progetti settimanali in corso per vedere come andava.
Prezzi e pacchetti di Google Documenti
Se disponi di un account Google personale, hai già accesso a molti degli strumenti di produttività di Google gratuitamente tramite Google Docs Editor Suite. Ciò significa che Google Documenti, Presentazioni, Fogli, Moduli, Disegni, Siti, Drive e Keep sono tutti disponibili per l'uso gratuito. Puoi anche utilizzare le versioni dell'app di questi strumenti senza limitazioni. Gli account Google personali hanno un limite di spazio di archiviazione di Google Drive di 15 GB, che è una quantità considerevole per l'archiviazione dei documenti dell'ufficio. Tuttavia, se hai bisogno di più spazio di archiviazione, Google offre un servizio premium chiamato Google One che può aumentare il tuo spazio di archiviazione a 100 GB per un minimo di $ 2 al mese.
Non c'è nessun vero inconveniente nell'usare le offerte gratuite di Google; puoi ottenere molto con le offerte gratuite di Google. Tuttavia, se stai cercando qualcosa di più adatto per il business o per gestire gruppi di persone, c'è sempre Google Workspace.
Google Workspace è la suite di produttività premium offerta da Google. Include la suite di strumenti di Google Docs e uno o due in più incentrati su comunicazione, sicurezza e amministrazione per la gestione di dipendenti o utenti. I prezzi partono da $ 6 per utente al mese e l'abbonamento include numerosi vantaggi come domini di posta elettronica personalizzati, lavagna digitale, supporto di tipi di file aggiuntivi per Google Drive, messaggistica di chat e una migliore protezione da phishing e spam. Ci sono anche aumenti considerevoli del tuo limite di archiviazione a seconda di quale dei quattro pacchetti premium di Google Workspace decidi con opzioni da 30 GB, 2 TB, 5 TB che raggiungono un "quanto ti serve" piuttosto vago.
Ci sono sicuramente motivi per passare al premio se hai bisogno di microgestire un numero di dipendenti o vuoi abbandonare il dominio Gmail dalla tua email. Ma la suite per ufficio principale e le sue funzionalità sono l'attrazione principale e sono altrettanto funzionali all'interno della suite gratuita di Google Docs Editor.
Design e interfaccia di Google
Google Docs conserva la consueta iconografia moderna, piatta e stilistica contenuta nella maggior parte dei prodotti Google. Anche se sembra fantastico dal punto di vista del design e infonde modernità nella tipica interfaccia del word processor, non posso fare a meno di sentire che c'è una netta mancanza di personalità nell'aspetto quasi sterile di Docs. Dopotutto, questa è la stessa azienda che fa indossare ai suoi stagisti cappelli a elica mentre si aspetta che il loro personale attraversi il suo quartier generale usando una serie di scivoli e pali dei vigili del fuoco come un gruppo di guerrieri ninja che indossano protezioni tascabili.
Docs mantiene la sua presentazione minimalista rimuovendo gran parte del disordine che si può trovare nei suoi contemporanei. Google lo ha fatto principalmente limitando Documenti a una barra degli strumenti focalizzata che copre le azioni più comuni come formattazione, caratteri, colori, allineamenti e inserimenti. La maggior parte degli utenti in genere esegue la maggior parte delle attività da questa barra degli strumenti principale, il che è ottimo per la produttività poiché tutto sembra prontamente disponibile in un posto facile da raggiungere.
Vale la pena notare che, a causa della natura di Google Documenti come servizio online, sarai limitato ai caratteri all'interno della libreria di Google Fonts. Al momento non è possibile importare caratteri personalizzati, il che può essere frustrante per coloro che di tanto in tanto potrebbero aver bisogno di uno stile specializzato per un progetto su cui stanno lavorando. Tuttavia, Google Fonts è abbastanza esteso e quindi, con un po' di creatività combinata con un discreto numero di componenti aggiuntivi disponibili, potresti riscontrare che questo non è un problema.
Ulteriori formattazioni e strumenti si trovano nei menu a discesa ordinatamente nascosti nell'intestazione della pagina. Ciò offre uno spazio di lavoro meno distratto che sfrutta al massimo qualsiasi spazio disponibile sullo schermo. Tuttavia, a causa dell'esecuzione di Documenti tramite un browser Web, gli sforzi di Google si spingono solo fino a quanto consentito dalla configurazione del singolo utente, con barre dei segnalibri, estensioni o barre di ricerca che limitano lo spazio verticale disponibile per impostazione predefinita.
Tuttavia, puoi compensare questo riducendo al minimo l'intestazione di Google Documenti, che rimuoverà i menu a discesa e le icone più ampie di Google Workspace dalla visualizzazione e ripristinerà una certa quantità di spazio perso nella pagina. Documenti implementa quindi una pratica barra di ricerca nella barra degli strumenti principale che ti consente di cercare elementi altrimenti situati nei menu a discesa, il che significa che non sei mai tagliato fuori da quegli strumenti se ne hai bisogno.
Il risultato finale è più che piacevole alla vista; l'estetica minimalista rende la presentazione generale pulita e la navigazione è un affare semplice. Docs mantiene il layout tradizionale dell'elaboratore di testi semplificandolo ove possibile. È una scelta di design che accoglie i nuovi utenti senza imbattersi in una versione ridotta della concorrenza.
Prestazioni e compatibilità di Google Documenti
Grazie al design leggero che si trova nelle versioni dell'app e del browser, Google Docs è fluido e reattivo con il caricamento dei file senza ritardi reali. Sia il browser che l'app hanno funzionato in modo impressionante mentre passavo da un documento all'altro per valutare i tempi di caricamento. Con la maggior parte dei documenti, di solito sei pronto per l'uso in un secondo o due, anche se i file con molte immagini tenderanno a richiedere un po' più di tempo (cosa prevedibile). Tuttavia, l'intero processo di apertura dei file da Google Drive è altrimenti rapido e indolore.
Una delle grandi cose di Google Documenti sono le sue capacità multipiattaforma. Non ci sono tipi di file specifici del sistema operativo da gestire quando si tratta di Documenti. Invece, chiunque disponga di un dispositivo in grado di eseguire Chrome, Firefox, Safari, Internet Explorer o Microsoft Edge (o che abbia l'app Google Documenti installata sul proprio dispositivo mobile) può creare, leggere, modificare e collaborare con le persone senza problemi. Questo significa non doversi più preoccupare se un file si aprirà sulla piattaforma della persona che riceve il tuo documento. È solo un mal di testa in meno in un mercato inutilmente frammentato.
Anche la ricezione di file da altri creati al di fuori della suite per ufficio di Google è molto meno problematica poiché Docs vanta la compatibilità con una vasta selezione di formati di file. I documenti possono leggere e salvare in molti formati popolari come Microsoft Word, OpenDocument, RichText, PDF e testo normale. Puoi anche scaricare il tuo documento come EPUB se stai cercando di distribuirlo. Anche se non puoi salvare direttamente nel formato delle pagine Apple, puoi comunque caricarli in Google Documenti e modificarli da lì, anche se dovrai esportarli in un formato diverso una volta terminato. Questo livello di compatibilità è difficile da discutere, anche se alcuni formati più complessi come i PDF tendono a perdere la formattazione all'apertura.
Funzionalità di Google Documenti
Google Docs è principalmente uno strumento online. È stato progettato per essere così. In quanto tale, quando si tratta di lavorare online con gli altri, Docs brilla così intensamente da poter dirigere gli aerei attraverso la nebbia. Dopo aver condiviso un documento tramite e-mail o collegamento diretto, fino a 100 persone possono visualizzare, modificare e commentare quel documento contemporaneamente. Questo è uno in più rispetto al limite di co-authoring di Word di 99. Chiaramente Google sta adottando un approccio Price Is Right per superare la concorrenza. Non so che tipo di disordine orribile dovresti generare in Documenti che richiederebbe effettivamente 100 persone per riunirsi, frugando e pungolandolo con suggerimenti e modifiche. Ma solo sapere che puoi ottenere un gruppo così grande mostra la versatilità degli strumenti di collaborazione di Google Documenti.
Tutte le modifiche avvengono in tempo reale, con ogni utente unico rintracciato nel documento con un colore e un cursore assegnati casualmente. Le loro modifiche e suggerimenti sono contrassegnati da colori assegnati e passa il mouse sulla destra della pagina, in attesa del tuo feedback. Se scegli di accettare questi suggerimenti, le modifiche vengono apportate automaticamente al documento. I commenti fatti dagli editor su sezioni specifiche sono evidenziati in giallo e cliccando su quella sezione si evidenzierà il feedback per il tuo riconoscimento.
È facile che i documenti diventino disordinati e difficili da leggere durante il processo di collaborazione. Per fortuna, l'attenzione di Google Documenti su un'area di lavoro semplificata significa che non dovresti ritrovarti perso in un mare di correzioni difficili da leggere o elaborare. Avrai anche accesso all'intera cronologia delle modifiche se dovessi apportare modifiche in un secondo momento.
Google Docs, al suo interno, è un elaboratore di testi abbastanza robusto. Ciò che lo eleva a un vero concorrente sono tutte le campane e i fischietti di Google che porta con sé. L'inserimento di grafici, immagini o file all'interno del documento attinge ai più ampi servizi di Google Workspace e Google Drive. Puoi tradurre il tuo documento in tutte le lingue disponibili di Google Traduttore senza troppi problemi. Puoi anche usare la tua voce per digitare, sfruttando l'impressionante tecnologia Speech-to-Text di Google. Documenti può correggere automaticamente qualsiasi ortografia e fornire suggerimenti grammaticali in tempo reale grazie all'apprendimento automatico e al dizionario di Google. C'è anche il Google Workspace Marketplace che offre numerosi componenti aggiuntivi per espandere ulteriormente le funzionalità disponibili.
Ci sono anche alcuni interessanti strumenti integrati che aumentano ulteriormente la produttività di Documenti, vale a dire il outliner e la scheda Esplora. Il outliner è un menu della barra laterale scorrevole che tiene automaticamente traccia delle intestazioni e dei titoli, quindi li presenta come un elenco interattivo che funge da indice in modo da poter sfogliare documenti più grandi molto più facilmente. Vicino alla base della pagina c'è un pulsante mobile che ti indirizza alla scheda Esplora, permettendoti di cercare rapidamente citazioni, immagini e contenuti di Google Drive.
Salvataggio automatico di Google Documenti
Una delle funzionalità più preziose di Documenti è il salvataggio automatico. Noterai una netta mancanza di un pulsante di salvataggio all'interno di Google Documenti; questo perché il salvataggio è un processo continuo eseguito automaticamente ad ogni pressione di tasto e clic (purché si disponga di una connessione Internet stabile). È inestimabile se sei il tipo di persona che spesso salva come un ripensamento piuttosto che un'abitudine.
Se il tuo computer si blocca - o se lasci il tuo dispositivo incustodito per un breve periodo e quel Windows Update che stai ritardando da una settimana decide finalmente di farcela - non sarai lasciato come un potenziale candidato r/WatchPeopleDieInside. In effetti, se ciò dovesse accadere, potresti evitare perdite di tempo e caricare lo stesso documento su un altro dispositivo e continuare senza problemi il tuo lavoro dal momento in cui l'hai interrotto. E una volta che hai di nuovo accesso al tuo dispositivo principale, torna semplicemente con tutto il tuo lavoro aggiornato in attesa.
Grazie a Internet imprevedibile, ci sono state alcune volte in cui ho perso la connessione durante l'utilizzo di Google Documenti. In quei momenti, ho continuato a scrivere e il documento ha immediatamente iniziato le sue routine di salvataggio una volta ristabilita la connessione. È disponibile una versione offline di Google Documenti, ma è ottenibile solo tramite un'estensione di Google Chrome. Per un'app che fa così tanto per promuovere la compatibilità su numerose piattaforme e browser, è un peccato che Google abbia deciso di bloccare l'accesso offline in un modo così specifico.
Linea di fondo
Quando si tratta di scegliere il tuo elaboratore di testi o la suite per ufficio, sappiamo tutti che Microsoft è il re della collina sotto molti occhi. Con quasi quattro decenni di sviluppo, non è facile per un altro strumento o suite arrivare e recuperare il ritardo. E mentre si può dire che Google Docs non ha lo stesso livello di funzionalità di Word, mancano davvero $ 70 di funzionalità? A mio avviso, no. La maggior parte di ciò che manca a Documenti può essere trovata come componenti aggiuntivi e gli strumenti che offre gratuitamente dovrebbero farti pensare a una seconda ipotesi pagando così tanto per un abbonamento a Microsoft 365.
C'è una novità in ciò che Google offre con Documenti; sembra moderno, sembra moderno ed è realizzato pensando alla moderna collaborazione incentrata su Internet. Quello che fa, lo fa molto bene. Quello che non fa non sarà importante per la maggior parte degli utenti.
Documenti supera la concorrenza in termini di collaborazione, portabilità, compatibilità e persino potenziale personalizzazione tramite Google Workspace Marketplace. È facile imparare, c'è meno confusione e l'esperienza complessiva è fluida e intuitiva. Oh, ed è gratuito.
Per chiunque sia iscritto al concorso, vale la pena provare almeno Google Docs perché potresti pagare per una suite di strumenti che è già disponibile gratuitamente.
Google Docs, tramite la suite Google Docs Editor o Google Workspace, è uno sfidante definitivo nel mercato delle suite per l'ufficio e la produttività. Potrebbe anche essere il futuro di esso.