La maggior parte di noi è colpevole di lamentarsi di tanto in tanto di e-mail indesiderate o di caselle di posta ingombra, ma pochi di noi fanno qualcosa al riguardo. Gmail ha potenti opzioni di filtro, opzioni che sono criminalmente sottoutilizzate. Una volta affinato, e con un po' di creatività, anche tu puoi domare la tua casella di posta. E non è così difficile come potresti pensare.
La chiave è applicare i filtri quando hanno senso. Puoi iniziare con una manciata, come quelle menzionate di seguito, ma dovresti sempre essere disposto ad adattare la tua strategia di filtro man mano che i nuovi metodi hanno senso o le nuove e-mail inondano la tua casella di posta che non attiva nessuno dei filtri esistenti. Questo è un gioco di miglioramento incrementale e ogni filtro dovrebbe semplificarti la vita.
Iniziamo. Per tutti i suggerimenti di seguito, inizierai facendo clic sull'icona a forma di ingranaggio vicino all'immagine del tuo account in alto a destra, facendo clic sul pulsante "Visualizza tutte le impostazioni" in alto e scegliendo la scheda "Filtri e indirizzi bloccati". Da lì, fai clic su "Crea un nuovo filtro" verso il basso e sei pronto per partire.
Spam
Gmail dispone già di ottimi filtri antispam e puoi contrassegnare i messaggi come spam per addestrare l'intelligenza artificiale a individuare nuovi schemi. Ma c'è sempre quella società che riesce a passare inosservata. Hai provato a cancellarti dalla lista. Hai provato a contrassegnarlo come spam e in qualche modo, senza fallo, riesce comunque a raggiungere la tua casella di posta con ogni nuovo messaggio.
Ecco come risolverlo.
1) Nella sezione "Da", digita l'indirizzo email che desideri bloccare. Puoi anche aggiungere un carattere jolly digitando un asterisco (*) prima del simbolo @ per filtrare tutte le email da quel dominio.
2) Fare clic sul pulsante Crea filtro.
3) Scegli Elimina e fai clic sul pulsante Crea filtro.
Assicurati di vedere le email importanti
All'estremo opposto dello spettro, ci sono le e-mail che vuoi assicurarti di vedere, ma sono comunemente sepolte sotto innumerevoli e-mail che non vedi. Puoi risolvere anche questo problema con i filtri.
1) Digitare l'indirizzo email nella sezione Da e fare clic sul pulsante Crea filtro.
2) Scegli "Inizialo" e "Segnalo sempre come importante", quindi fai clic sul pulsante Crea filtro.
Queste e-mail ora avranno una stella e l'etichetta "Importante", rendendole molto più difficili da perdere. Ma se hai ancora dubbi, controlla il prossimo suggerimento.
Crea una nuova casella di posta con cartelle ed etichette
Se vuoi saltare completamente la posta in arrivo, puoi filtrare le email importanti nella loro cartella, automaticamente, dandoti di fatto una seconda (o terza, quarta, ecc.) Posta in arrivo. Questo è utile per filtrare le e-mail relative al lavoro nella propria cartella, o forse puoi usarlo per coupon, dettagli di viaggio e itinerari o e-mail su scuola, famiglia o newsletter a cui ti iscrivi.
1) Aggiungi l'indirizzo email nella sezione Da e fai clic sul pulsante Crea filtro. Puoi aggiungere più indirizzi e-mail allo stesso filtro separandoli con una virgola e uno spazio dopo l'indirizzo e-mail.
2) Scegli "Salta la Posta in arrivo (archiviala)" e "Applica l'etichetta".
3) Seleziona un'etichetta o creane una nuova e mantieni il nome il più specifico possibile.
4) Fare clic su Crea filtro.
Ora, tutte le email da questi indirizzi salteranno la posta in arrivo e appariranno solo nella cartella che hai selezionato. Facendo clic sulla cartella nella barra laterale di Gmail verrà visualizzata una casella di posta completamente nuova con solo questi messaggi.
Classifica il tuo spam
Una caratteristica poco conosciuta di Gmail è che funziona anche se modifichi il tuo indirizzo email. Prova ad aggiungere un punto o un segno più ovunque all'interno del tuo indirizzo e-mail (prima del suffisso @gmail.com) e osserva come queste e-mail riescono ancora a trovare la tua casella di posta.
Ora, la cosa interessante qui è che puoi filtrare questi indirizzi e-mail separatamente da quello principale. Lo uso per filtrare le newsletter via email, automaticamente, senza la necessità di impostare nuovi filtri.
1) Iscriviti a una newsletter utilizzando il tuo indirizzo appena modificato. Il mio assomiglia a questo: [email protected]. L'aggiunta del suffisso "+tech" dopo il mio normale indirizzo e-mail mi dice che qualsiasi cosa con "+tech" è una newsletter a cui mi sono iscritto. Posso quindi filtrare per quella modifica.
2) Nella sezione "A", aggiungi il tuo indirizzo email modificato e fai clic sul pulsante Crea filtro.
3) Fare clic su "Applica l'etichetta" e quindi scegliere l'etichetta preferita. Mando qualsiasi cosa con "+tech" alla mia etichetta "newsletter tecnologici", il che significa che posso usare questa email quando mi iscrivo a nuove newsletter e non ho bisogno di filtrarle tutte manualmente nell'etichetta appropriata.
Elimina le email di notifica del calendario
La mia casella di posta è inondata ogni giorno di notifiche che hanno accettato il mio invito di calendario per una riunione. Puoi anche filtrare questi, il che è particolarmente utile se stai utilizzando un'app di calendario e ricevi comunque queste notifiche sul telefono.
1) Nella sezione "Oggetto", aggiungi "Accettato:" e assicurati di utilizzare i due punti dopo e senza lo spazio. Non vogliamo attivare l'evento quando qualcuno parla di un contratto accettato o di qualche altra cosa relativa al lavoro che vorremmo vedere.
2) Fare clic sul pulsante Crea filtro.
3) Seleziona Elimina e fai clic sul pulsante Crea filtro.
Questi cinque dovrebbero farti iniziare con una casella di posta più pulita, ma come abbiamo detto in precedenza, sentiti libero di sperimentare e aggiungere nuovi filtri quando hanno senso. Questo è uno strumento potente, limitato solo dalla tua immaginazione quando lo usi.